Tahap-tahap pengisian SKPI secara hirarkhis disusun sebagai berikut.
- Tahap Pengisian Identitas Lulusan
Tahap pertama adalah pengisian identitas lulusan dilakukan secara terintegrasi dengan basis data dalam SISTER. Data dan Informasi yang dimuat meliputi; informasi Nama Lengkap; Tahun Lulus; Tempat tanggal lahir; Nomor Ijazah; Nomor Induk Mahasiswa dan Gelar.
- Tahap Pengisian Identitas Penyelenggara
Tahap kedua adalah pemberian informasi tentang institusi penyelenggara yang terkait dengan eksistensi dan kinerja. Informasi yang disajikan meliputi; SK Pendirian Perguruan Tinggi, Persyaratan Penerimaan, Nama Perguruan Tinggi, Bahasa Pengantar Dalam Perkuliahan, Fakultas, Sistem Penilaiaian, Pogram Studi, Akreditasi Program Studi, Lama Studi Reguler, Jenis Dan Jenjang Pendidikan, Jenis Dan Jenjang Studi Lanjutan, Jenjang Kualifikasi Sesuai KKNI, Sertifikat Profesi (Jika Ada). Pengisian informasi terintegrasi berbasiskan database yang ada dalam SISTER.
- Tahap Pengisian Kualifikasi Hasil Capaian Pembelajaran
Tahap ketiga adalah pengisian Kualifikasi Hasil Capaian Pembelajaran Tahap disertai dengan prestasi dan pengalaman yang diperoleh lulusan. Kualifikasi Hasil Capaian Pembelajaran meliputi aspek personal dimension yaitu tata nilai, aspek academic dimension yaitu penguasaan pengetahuandan aspek transferable dimension ketrampilan umum dan khusus. Pengisian terintegrasi melalui SISTER khususnya untuk tata nilai, penguasaan pengetahuan dan ketrampilan umum terintegrasi didalam SISTER. Sedangkan ketrampilan khusus diisikan oleh Tim SKPI Fakultas. Data berasal dari kurikulum setiap program studi atau dari pedoman akademik.
- Tahap Pengisian Sistem Pendidikan Tinggi
SKPI memberikan informasi tentang Sistem Pendidikan Tinggi di Indonesia, sehingga para pengguna lulusan dapat memahami jenis, jenjang dan kualitas penyelenggaran pendidikan tinggi. Jenis pendidikan tinggi meliputi pendidikan Akademik, Vokasi dan Profesi. Jenjang pendidikan tinggi dimulai dari Strata 0 (S0) untuk Diploma 1 (D1), Diploma 2 (D2), Diploma 3 (D3), dan Diploma 4 (D4) dengan Program lanjutan yaitu Magister Terapan setara S2 dan Doktor terapan setara S3. Data sistem pendidikan tinggi tersedia di dalam SISTER.
- Tahap Pengisian Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia
Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) adalah kerangka penjenjangan kualifikasi dan kompetensi tenaga kerja Indonesia yang menyandingkan, menyetarakan, dan mengintegrasikan sektor pendidikan dengan sektor pelatihan dan pengalaman kerja dalam suatu skema pengakuan kemampuan kerja yang disesuaikan dengan struktur di berbagai sektor pekerjaan.
- Tahap Pengesahan SKPI
Tahap akhir dari penyiapan dan penyusunan SKPI adalah pengesahan SKPI yang dilakukan oleh Dekan. Tahap ini dapat dilaksanakan jika seluruh data yang terisi terverifikasi oleh operator kemahasiswaan dan divalidasi oleh Tim SKPI Universitas. SKPI yang telah ditanda tangani diberikan setelah mahasiswa mendapat ijazah dan transkrip. Keabsahan SKPI ditandai oleh persetujuan Dekan melalui Tanda tangannya.
Proses Entry Data Di Sister
- Bagian Administrasi Akademik dan kemahasiswaan berkoordinasi dengan Wakil Dekan I, mengentrikan nama-nama tim SKPI fakultas.
- Operator kemahasiswaan Universitas dan Fakultas mengentrikan Data Ormawa meliputi BEM, BPM dan UKM beserta pengurus dan Pembinanya sesuai levelnya.
- Operator kemahasiswaan Universitas dan fakultas juga menetapkan Divisi Humas dari Ormawa menjadi person in charge yang dapat mengentrikan atau mengupload kegiatan dan prestasi dari Ormawa terkait.
- Divisi Humas Ormawa dan Mahasiswa secara individu mengentrykan data Kegiatan, Prestasi yang didapat selama studi, baik melalui kegiatan ekstra kurikuler maupun non-kurikuler (kegiatan di luar kampus).
Entry data kegiatan/prestasi individual mahasiswa
- Jenis kegiatan: semua bentuk kegiatan, akademik/non akademik baik yang diselenggarakan UNEJ atau diluar UNEJ yg dilengkapi dengan bukti pendukung (sertifikat, surat tugas, SK, piagam, dll)
- Login via SISTER
Jika Prestasi → klik “Prestasi”
Selain Prestasi → klik “Keikutsertaan kegiatan”
Entry prestasi
Pilih tahun yg sesuai dengan capaian prestasi, pilih “Tambah Data” untuk entry prestasi
Isikan nama prestasi, dst. Upload scan sertifikat dalam format JPG
Kenapa ada entry utk nama prestasi dalam bahasa Inggris → Karena SKPI diterbitkan dalam 2 Bahasa
Entry keikutsertaan
Pilih tahun yg sesuai dengan tahun kegiatan, pilih “Tambah Data” untuk entry keikutsertaan kegiatan.
Isikan nama kegiatan, dst. Upload scan sertifikat dalam format JPG
- Persetujuan entry prestasi/kepesertaan → dilakukan oleh Operator Kemahasiswaan Fakultas
- Mekanisme/tatacara persetujuan entry prestasi/kegiatan (dan proses verifikasi) → Silahkanditanyakan ke bagian akademik dan kemahasiswaan fakultas masing-masing
- Operator akademik di fakultas memberikan nama/NIM calon mahasiswa wisuda sebagai bahan bagi tim SKPI untuk drafting SKPI pada mahasiswa yang bersangkutan.
- Dosen yang terdaftar sebagai anggota Tim SKPI Fakultas memberikan penilaian terhadap kegiatan dan prestasi/penghargaan sebagai pendukung atau indikasi bahwa mahasiswa memiliki kompetensi tertentu.
- Dosen anggota tim SKPI selanjutnya melakukan pemetaan butir-butir kegiatan SKPI pada masing-masing prestasi dan/atau kegiatan yang sudah di approve oleh operator kemahasiswaan
- Operator akademik mengentrikan ketrampilan khusus dari Capaian Pembelajaran mahasiswa di setiap program studi yang ada di lingkungan fakultasnya. Data ketrampilan khusus setiap program studi dapat diambil dari Kurikulumnya atau dapat diambil dari Pedoman Akademik di Fakultas atau di Universitas.